Front Desk Receptionist

Receptionist

Reception and security: 

• Meet and greet clients as they enter and leave the building 
• Notify clients of visitor arrival 
• Issue permanent and temporary visitor access passes 
• CCTV management 
• Security equipment operation 
• Key issue and control 

Conference and Meeting Rooms: 

• Manage booking and enter into Centre charge 
• Manage set-up of rooms and provision of materials 
• Manage request for audio-visual equipment 
• Manage request for catering and refreshments 

Help Desk 

• Receive, co-ordinate and monitor all requests for services and assistance 
• Provide up-to-date progress of request 
• Record the outcome and response time to request 

Switchboard Service 

• Switchboard operation to receive and transfer all incoming calls 
• Assist resident staff with general telephone enquiries 

Postal Services 

• Receive, sort and distribute incoming client mail to the post boxes 
• Sort out and post client outgoing mail - needs to be delivered by the client to reception before 4.30p.m 
• Record all post into Centre charge 

Courier Services 

• Arrange collection of small packages and items of urgent mail for clients 
• o Record all items into Centre chargeo Receive incoming courier deliveries for clients 
• Record faxes send out by the client and enter into Centre charge 

Marketing/Sales

• Assisting with sales enquiries where possible and passing back information to the sales team 
• Assist in viewing by presenting switchboard counsel to potential clients 
• Assist in sales packs for BDM/SD’s 

8. Attending daily, fortnightly and monthly team meetings – some of these may be held 

outside of normal office hours